Tecof • 22 Eylül 2026
E-fatura ve e-Arşiv: E-ticarette Kurulum ve GİB Süreci
Kısaca
e-Fatura ve e-Arşiv, kâğıt faturanın yerine geçen iki farklı elektronik belge türüdür: e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sistemine kayıtlı iki mükellef arasında sistem üzerinden dolaşır; e-Arşiv fatura ise sisteme kayıtlı olmayan alıcılara, yani e-ticaretteki nihai tüketicinin büyük bölümüne kesilir ve GİB'e raporlanır. Bir e-ticaret sitesinde satışların ezici kısmı ikinci gruba girer, ama kurumsal alıcı geldiği anda birinci grup da devreye girer; bu yüzden ikisi ayrı ayrı değil, tek bir akış olarak kurulmalıdır. 2026 itibarıyla soru "e-faturaya geçmek zorunda mıyım" değil, "sipariş onaylandıktan sonra faturanın kaç saniyede, hangi bilgilerle ve kim hata verirse ne olacak şekilde oluştuğu" sorusudur.
Çarşamba sabahı 09.20. Bir ev tekstili mağazasının muhasebe ekibi, önceki günün 312 siparişine karşılık sistemde 287 fatura olduğunu görüyor. Eksik 25 faturanın 18'i, alıcının vergi kimlik numarası girdiği ama sistemin bu alıcıyı e-Fatura mükellefi olarak tanımadığı siparişler; 5'i kurumsal alıcıya e-Arşiv kesilmeye çalışıldığı için entegratör tarafından reddedilen kayıtlar; 2'si ise entegratör API'sinin 14 saniye yanıt vermediği anda oluşan ve bir daha denenmeyen isteklerdir. Ekip her sabah bu farkı elle kapatıyor ve bu işe günde ortalama 40 dakika harcıyor.
Sebebi tek bir mimari eksikti: fatura oluşturma isteği sipariş akışının içine, senkron ve tek denemeli biçimde gömülmüştü. Alıcının hangi belge türüne tabi olduğu sipariş anında sorgulanmıyor, hata durumunda istek kuyruğa alınmıyordu. Aynı iş bir kuyruk, bir mükellef sorgusu ve bir tekrar deneme kuralıyla kurulduğunda, günlük 40 dakikalık el işi haftada birkaç istisnanın kontrolüne iner. e-Fatura projelerinin çoğu mevzuat yüzünden değil, bu üç eksik yüzünden acı verir.
Aşağıdaki her şey mekanizmayı anlatır; oran, süre ve ceza tutarı gibi kalemler mevzuatla değişir. Yükümlülüğünüzün güncel halini ve size uygulanacak eşikleri kendi mali müşavirinizle doğrulayın.
1. e-Fatura ile e-Arşiv Arasındaki Fark Nedir?
Farkın tek belirleyicisi alıcıdır: alıcı GİB'in e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv fatura kesilir. Belgenin içeriği, hukuki geçerliliği ve saklama yükümlülüğü büyük ölçüde aynıdır; farklı olan, belgenin hangi yolla karşı tarafa ulaştığıdır.
e-Fatura kimden kime kesilir?
e-Fatura, sisteme kayıtlı iki taraf arasında, GİB'in altyapısı üzerinden dolaşan bir belgedir. Alıcıya e-posta ile "gönderilmez"; sisteme bırakılır, alıcının posta kutusuna düşer ve alıcı belgeyi kabul ya da ret yanıtıyla karşılar. Bu, e-ticaret açısından iki sonuç doğurur: birincisi, alıcının kayıtlı olup olmadığını fatura kesmeden önce bilmeniz gerekir; ikincisi, belge karşı tarafın sisteminde göründüğü için "müşteri faturayı almadı" tartışması büyük ölçüde ortadan kalkar.
e-Arşiv fatura ne zaman devreye girer?
e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara kesilen ve elektronik olarak saklanıp GİB'e raporlanan faturadır. Nihai tüketiciye yapılan satışların tamamı bu gruba girer. Alıcıya PDF olarak e-postayla iletilebilir ya da talep ederse çıktısı kargo paketine konabilir. Ayrıca GİB, e-Fatura mükellefi olmayan işletmeler için de belirli bir tutarın üzerindeki satışlarda e-Arşiv düzenleme yükümlülüğü tanımlar; bu tutar eşiği güncellenen bir kalem olduğu için mevcut değerini mali müşavirinizden teyit edin.
e-İrsaliye ve diğer e-belgeler
E-ticarette fatura tek başına yeterli olmaz; sevkiyat, iade ve tahsilat tarafında başka belgeler de elektronikleşir.
- e-İrsaliye: malın fiziksel sevkiyatına eşlik eden, elektronik ortamda düzenlenen sevk irsaliyesidir. Depodan çıkış ile fatura anı ayrıştığında (örneğin kapıda ödemeli satışta) akışın ayağa kalkmasını sağlar.
- e-Arşiv iade faturası: nihai tüketiciden gelen iadelerde, alıcı fatura kesemediği için satıcının kendi düzenlediği belgedir.
- e-Serbest meslek makbuzu ve e-müstahsil makbuzu: hizmet alımı ve üreticiden doğrudan alımda kullanılır; pazaryeri ve içerik üretimi tarafında ajanslarla çalışan mağazalar için gündeme gelir.
- e-Defter: belge değil kayıt tarafıdır; e-Fatura zorunluluğuyla birlikte gündeme gelir ve genellikle aynı takvimde planlanır.
| Belge | Alıcı | İletim yolu | E-ticarette tipik kullanım |
|---|---|---|---|
| e-Fatura | Sisteme kayıtlı mükellef | GİB altyapısı | Kurumsal / B2B siparişler |
| e-Arşiv fatura | Kayıtlı olmayan alıcı, tüketici | E-posta, çıktı | Perakende siparişlerin çoğu |
| e-İrsaliye | Alıcı ve taşıyıcı | GİB altyapısı | Sevkiyat faturadan önce çıktığında |
| e-Arşiv iade faturası | Satıcının kendisi düzenler | E-posta, kayıt | Mesafeli satış iadeleri |
2. E-ticarette Yükümlülük Nasıl Doğar?
Yükümlülük iki yoldan doğar: ciro eşiğinin aşılması ya da faaliyet konusunun kapsama alınması. İnternet üzerinden satış yapan işletmeler, ciroları düşük olsa bile kapsam kaynaklı yükümlülüğe girebildiği için e-ticarette bu ikinci yol daha belirleyicidir.
Ciro eşiği ve faaliyet kaynaklı zorunluluk
GİB, brüt satış hasılatı belirli bir tutarı geçen mükellefleri e-Fatura kapsamına alır ve bu eşiği zaman içinde aşağı çeker. Bunun yanında, internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapanlar ile aracı hizmet sağlayıcıları için ayrı bir kapsam tanımı vardır. Eşikler ve yürürlük tarihleri tebliğlerle değiştiği için bu yazıda sayı vermiyoruz; kendi durumunuzu mali müşavirinizle kontrol edin. Pratikte önemli olan şudur: kapsama girdiğinizin size tebliğ edilmesini beklemek, hazırlık için yeterli zaman bırakmaz.
İnternet üzerinden satış yapanların durumu
Kendi sitesinden satış yapan bir işletme ile pazaryerinde satış yapan bir işletme, faturayı kesme yükümlülüğü açısından aynı yerde durur: müşteriye faturayı satıcı keser. Pazaryeri, tahsilatı yapsa bile satışın tarafı değildir; kendi komisyonu için size ayrı bir fatura düzenler. Bu ayrımı kaçıran mağazalar, pazaryeri raporundaki tutarla kendi fatura toplamını eşitlemeye çalışırken haftalarını kaybeder.
Zorunluluk başlamadan geçmek mantıklı mı?
Genellikle evet, çünkü geçişin zor kısmı mevzuat değil entegrasyondur. Zorunluluk tarihi gelmeden geçen bir mağaza, hata senaryolarını düşük hacimde öğrenir; zorunluluk tarihinde geçen mağaza aynı hataları kampanya döneminde öğrenir. Ayrıca mali mühür tedariki, entegratör sözleşmesi ve test ortamı çalışmaları takvimde yer tutar; bunları aynı haftaya sıkıştırmak mümkün değildir.
3. Kurulum: Mali Mühür, Başvuru ve Yöntem Seçimi
Kurulum üç adımdan oluşur: elektronik imza aracını temin etmek, GİB'e başvuru yapmak ve fatura kesme yöntemini seçmek. Bu üçü sırayla yapılır ve ilk adım en uzun sürer.
Mali mühür mü, e-imza mı?
Belgeyi imzalayacak araç, mükellefin hukuki yapısına göre değişir.
- Mali mühür: tüzel kişiler, yani şirketler için kullanılan ve kurum adına düzenlenen elektronik sertifikadır. Başvuru, kamu sertifika hizmet sağlayıcısı üzerinden yapılır ve teslimi zaman alır.
- Nitelikli elektronik imza (e-imza): gerçek kişi mükellefler, yani şahıs işletmeleri için kullanılabilir; kişiye aittir.
- Sertifikanın süresi: mühür ve imzanın geçerlilik süresi vardır ve süresi dolduğunda fatura kesimi durur. Yenileme tarihini takvime not etmek, yılda bir yaşanan en sinir bozucu kesintiyi önler.
GİB portalı, özel entegratör, doğrudan entegrasyon
Fatura kesmenin üç yolu vardır ve seçim hacimle belirlenir. GİB portalı, faturaları elle girdiğiniz ücretsiz yoldur; ayda birkaç düzine fatura kesen bir işletme için yeterlidir, ama e-ticarette otomasyon olmadığı için hızla darboğaz olur. Özel entegratör, GİB'den yetki almış bir aracı kurum üzerinden API ile fatura kesmenizi sağlar; e-ticaretin standart çözümü budur. Doğrudan entegrasyon, kendi sunucunuzu GİB sistemine bağlamanız anlamına gelir; teknik ekip, süreklilik taahhüdü ve sertifikasyon gerektirir, bu yüzden yalnızca çok yüksek hacimli işletmelerde mantıklıdır.
Başvuru sırası ve tipik gecikmeler
Doğru sıra şudur: mali mühür başvurusu, mühür teslimi, GİB üzerinden e-Fatura ve e-Arşiv başvurusu, entegratör sözleşmesi, test ortamında deneme, canlıya alma. En sık yaşanan gecikme mührün teslim süresidir; ikinci sırada, test ortamında çalışan bir akışın canlıda farklı davranması gelir. Bu yüzden canlıya geçişi kampanya dönemine denk getirmeyin.
| Yöntem | Uygun hacim | Otomasyon | Teknik yük | Maliyet kalemi |
|---|---|---|---|---|
| GİB portalı | Çok düşük | Yok, elle giriş | Yok | Ücretsiz, insan zamanı yüksek |
| Özel entegratör | Düşük - çok yüksek | API ile tam | Orta | Kontenjan / paket bedeli |
| Doğrudan entegrasyon | Çok yüksek | API ile tam | Yüksek | Sunucu, ekip, sertifikasyon |
4. Entegratör Seçimi: Neye Bakılır?
Entegratör seçiminde belirleyici olan fiyat değil, API'nin kalitesi ve hata durumundaki davranışıdır; çünkü faturayı kesen kod sizin tarafınızda çalışır ama belgeyi GİB'e taşıyan taraf onlardır. Aşağıdaki başlıklar, sözleşmeyi imzalamadan önce sorulması gereken sorulardır.
Kontenjan ve fiyat modeli
Fiyatlandırma genellikle yıllık fatura kontenjanı üzerinden kurulur ve kontenjan bittiğinde ek paket alınır. Sorulacak üç soru: kontenjan e-Fatura ve e-Arşiv için ayrı mı sayılıyor, iptal edilen faturalar kontenjandan düşüyor mu, kullanılmayan kontenjan yıl sonunda devrediyor mu. Kampanya dönemlerinde günlük fatura sayısı ortalamanın katlarına çıkabildiği için kontenjanı yıllık ortalamaya göre değil, en yoğun ayın hacmine göre planlayın.
API kalitesi ve dokümantasyon
Değerlendirmeyi dokümantasyonu okuyarak yapın, demo ekranını izleyerek değil. Bakılacaklar: test ortamı gerçek ortamla aynı davranıyor mu, hata yanıtları kod ve açıklama içeriyor mu, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını sorgulayan bir uç nokta var mı, aynı siparişi iki kez gönderdiğinizde çift fatura mı oluşuyor. Bu sorgulama ve hata yapısı yoksa, entegrasyonun yükünü siz taşırsınız. Entegrasyonun genel mantığını API'nin e-ticarette nasıl çalıştığını anlattığımız yazıda ayrıntılı ele aldık.
Destek, SLA ve arşiv erişimi
Fatura akışı durduğunda satış da durur, çünkü siparişi faturasız kapatamazsınız. Bu yüzden destek kanalının çalışma saatleri, ortalama yanıt süresi ve olay bildirim sayfasının varlığı, fiyat farkından daha önemlidir. Ayrıca sözleşme bittiğinde faturalarınızın makine okunabilir biçimde (XML) size verilip verilmeyeceğini yazılı olarak teyit edin; yasal saklama yükümlülüğü sizde kalır, entegratörde değil.
| Kriter | İyi işaret | Kötü işaret |
|---|---|---|
| Mükellef sorgusu | Ayrı uç nokta, güncel liste | Sorgu yok, denemeyle öğrenme |
| Hata yanıtları | Kod + açıklama + alan adı | Tek satır "işlem başarısız" |
| Test ortamı | Canlıyla aynı davranış | Yalnızca ekran demosu |
| Tekrar gönderim | Aynı referansta çift fatura yok | Her istekte yeni belge |
| Veri çıkışı | XML ve PDF toplu indirme | Yalnızca panelden tek tek |
5. Teknik Entegrasyon: Sipariş'ten Faturaya Akış
Doğru akış şudur: ödeme kesinleşir, alıcının belge türü sorgulanır, fatura isteği kuyruğa alınır, kuyruk belgeyi oluşturur, sonuç sipariş kaydına yazılır. Faturayı sipariş isteğinin içinde senkron kesmek, e-ticarette en pahalı mimari kararıdır.
Faturanın hangi anda kesileceği
Fatura anını ödeme yöntemi belirler. Kredi kartı ve online ödemede, ödeme onayı alındıktan sonra kesmek doğrudur. Kapıda ödemede mal teslim edilene kadar tahsilat kesinleşmediği için akış genellikle sevkiyat ve teslim bilgisine bağlanır; bu senaryoda e-İrsaliye devreye girer. Havale ve EFT'de ise faturayı mutabakattan sonra kesmek, iptal sayısını belirgin biçimde düşürür. Bu kararı tek başına muhasebe ya da tek başına yazılım tarafı vermemeli; iki taraf aynı masada netleştirmeli.
Zorunlu alanlar ve internet satışına özgü bilgiler
Her faturada satıcı ve alıcı bilgileri, belge numarası ve tarihi, mal ve hizmet satırları, vergi tutarları ve toplamlar bulunur. İnternet üzerinden yapılan satışlarda ek olarak ödeme yöntemi, ödeme tarihi ve gönderiyi taşıyan firmaya ilişkin bilgilerin belgede yer alması beklenir. Pratikte en sık eksik kalan alan taşıyıcı bilgisidir, çünkü kargo firması siparişten sonra atanır; akışı, kargo bilgisi geldikten sonra fatura kesecek biçimde kurmak bu sorunu baştan çözer. Alan setinin güncel halini entegratörünüzün dokümantasyonundan ve mali müşavirinizden teyit edin.
Hata yönetimi, kuyruk ve çift fatura koruması
Bu bölüm, projenin gerçekten belirleyici kısmıdır.
- Kuyruk: fatura isteği sipariş akışından ayrı bir kuyrukta işlenmeli; entegratör yavaşladığında müşteri "siparişiniz alınamadı" ekranı görmemeli.
- Tekrar deneme: geçici hatalarda artan bekleme süreleriyle yeniden denenmeli, kalıcı hatalarda ise kuyruktan çıkarılıp insana düşmeli.
- Çift fatura koruması: her istek, sipariş numarasından türeyen tek bir referansla gönderilmeli; aynı referans iki kez gittiğinde yeni belge oluşmamalı.
- Mutabakat işi: her gün, o günün siparişleri ile kesilen faturalar karşılaştırılmalı ve fark bir rapora düşmeli. Bu rapor olmadan eksik faturalar aylar sonra fark edilir.
- Kayıt tutma: giden istek ve gelen yanıt, belge numarasıyla birlikte saklanmalı; itiraz ve denetim durumunda tek dayanağınız bu kayıttır.
Numaralandırma ve seri yönetimi
Elektronik faturada belge numarası standart bir kalıptan oluşur: üç karakterlik seri kodu, dört haneli yıl ve sırayla artan dokuz haneli sayı. Numara, kesme anında sistem tarafından üretilir ve atlanan numara bırakılmaz. Pratik sonuç şu: satış kanalına göre ayrı seri kodu kullanmak (kendi siteniz, pazaryeri, iade) mutabakatı belirgin biçimde kolaylaştırır. Ürün ve varyant tarafındaki kodlamayı da aynı disiplinle kurmak gerekir; stok kodu yapısının nasıl kurulacağını ayrı bir yazıda ele almıştık.
6. İade, İptal ve İtiraz Süreçleri
İade tarafında kural şudur: fatura kesildikten sonra satış geri alınıyorsa belge iptal ya da iade belgesiyle kapatılır, faturanın kendisi silinmez. Hangi yolun kullanılacağını, alıcının mükellef olup olmaması ve sürecin hangi aşamada olduğu belirler.
Mesafeli satışta iade faturası
Nihai tüketici fatura kesemediği için, iade edilen malın belgesini satıcı kendisi düzenler. Uygulamada iki yol vardır: alıcının fatura çıktısını iade formuyla birlikte geri göndermesi ya da satıcının kendi kayıtlarına dayanarak iade belgesi oluşturması. İade akışının tamamının nasıl kurulduğunu, kargo ve müşteri iletişimi tarafıyla birlikte lojistik ve depo yönetimi yazımızda anlattık.
e-Fatura iptali ve itiraz
e-Fatura sisteme bırakıldıktan sonra tek taraflı olarak silinemez. Alıcı belgeyi ret yanıtıyla geri çevirebilir; taraflar arasında uyuşmazlık varsa GİB'in iptal ve itiraz bildirim yapısı üzerinden bildirim yapılır. Bu bildirimlerin mevzuatta tanımlı süre sınırları vardır ve süre kaçırıldığında belge muhasebe kaydında kalır. Süreleri bu yazıda vermiyoruz, çünkü değişebilir; akışı kurarken bu adımı mali müşavirinizle birlikte netleştirin ve iptal talebinin ekibinize kaç saatte ulaştığını ölçün.
Kısmi iade ve kargo bedeli
Üç ürünlük siparişin bir ürünü iade edildiğinde tüm fatura iptal edilmez; iade edilen satır için belge düzenlenir. Kargo bedelinin iadeye dahil olup olmadığı ise satış koşullarınızda nasıl taahhüt edildiğine bağlıdır ve belgede açıkça görünmelidir. Kampanya kaynaklı indirimlerin satır bazında dağıtılmadığı sistemlerde kısmi iade tutarı yanlış hesaplanır; bu, iade itirazlarının en sık sebebidir.
| Senaryo | Fatura durumu | Yapılacak işlem | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|---|
| Sipariş kargoya verilmeden iptal | Fatura kesilmemiş | Belge oluşturmayın | Kuyrukta bekleyen isteği iptal edin |
| Tüketici cayma hakkı | e-Arşiv kesilmiş | İade belgesi düzenleyin | Kargo bedelinin durumu |
| Kurumsal alıcı iadesi | e-Fatura kesilmiş | Alıcıdan iade faturası | Vergi bilgilerinin eşleşmesi |
| Yanlış alıcıya fatura | e-Fatura kesilmiş | İptal / itiraz bildirimi | Mevzuattaki süre sınırı |
| Kısmi iade | Fatura kesilmiş | Yalnızca iade satırı | İndirimin satıra dağıtılması |
7. Pazaryeri ve Çok Kanallı Satışta Faturalama
Çok kanallı satışta faturayı her zaman satıcı keser; pazaryerinin rolü tahsilat ve aracılıktır. Bu ayrım netleşmediğinde, kanal sayısı arttıkça mutabakat işi katlanarak büyür.
Faturayı kim keser?
Trendyol, Hepsiburada gibi pazaryerlerinde satış yapıyorsanız, müşteriye faturayı siz düzenlersiniz ve belgenin siparişle birlikte müşteriye ulaşması sizin sorumluluğunuzdadır. Pazaryerinin size kestiği komisyon faturası ise tamamen ayrı bir belgedir ve gider tarafında muhasebeleşir. Üç kanaldan satış yapan bir mağazada üç ayrı fatura serisi kullanmak, ay sonu kapanışını günler değil saatler mertebesine indirir.
Komisyon faturaları ve mutabakat
Pazaryeri hak ediş raporundaki tutar ile sizin kestiğiniz fatura toplamı hiçbir zaman birebir eşleşmez, çünkü arada komisyon, hizmet bedelleri, iadeler ve kesintiler vardır. Doğru yöntem, sipariş bazında eşleştirme yapmaktır: her sipariş numarası için kesilen fatura, iade belgesi ve pazaryerinin kesintisi aynı satırda görünmelidir. Bu eşleştirmeyi elle yapmak üç haneli sipariş sayısına kadar mümkündür; üstünde otomasyon gerekir. Kanal ve muhasebe bağlantılarının hangi seçeneklerle kurulduğuna entegrasyon seçenekleri sayfasından bakabilirsiniz.
Yurt dışı satış ve ihracat faturası
Yurt dışındaki alıcıya yapılan satışta belge, yurt içi satıştan farklı bir rejime tabidir ve gümrük tarafıyla birlikte kurulur. Elektronik ihracat faturası, gümrük süreciyle birlikte işleyen ayrı bir akıştır; küçük paket gönderimlerinde ise farklı bir usul gündeme gelir. Bu konu tek başına ayrı bir yazının konusudur ve mutlaka mali müşavirinizle birlikte planlanmalıdır; hacim küçükken kurulan yanlış akış, hacim büyüdüğünde geri dönülmesi pahalı bir soruna dönüşür.
30 Günde e-Fatura ve e-Arşiv Geçişi
Otuz gün, sıfırdan başlayan bir mağazanın canlıya geçmesi için gerçekçi bir süredir; koşul, mali mühür başvurusunun ilk gün yapılmasıdır. Sıra önemlidir, çünkü her adım öncekinin çıktısına bağlıdır.
1-7. gün: başvuru ve teşhis
Mali mühür başvurusunu ilk gün yapın; teslim süresi takvimin en uzun kalemidir. Aynı hafta içinde mevcut durumu çıkarın: aylık fatura sayısı, en yoğun günün fatura sayısı, kurumsal alıcı oranı, iade oranı, satış kanalları ve ödeme yöntemleri. Bu beş sayı, hem entegratör kontenjanını hem akış tasarımını belirler. Bu hafta hiçbir şey kurulmaz.
8-14. gün: entegratör ve test ortamı
En az iki entegratörden teklif alın ve dokümantasyonlarını karşılaştırın. Sözleşme imzalanır imzalanmaz test ortamında üç senaryoyu çalıştırın: nihai tüketiciye e-Arşiv, kurumsal alıcıya e-Fatura, iade belgesi. Mükellef sorgusu uç noktasını bu hafta test edin; canlıda öğrenilecek en pahalı şey budur.
15-21. gün: akışı kurmak
Fatura isteğini kuyruğa alın, tekrar deneme kuralını yazın, çift fatura korumasını sipariş numarası temelli referansla kurun. Ödeme yöntemine göre fatura anını netleştirin ve kargo bilgisinin akışa nereden girdiğini belirleyin. Günlük mutabakat raporunu bu hafta kurun; canlıya geçtikten sonra kimse geri dönüp kurmaz.
22-30. gün: canlı geçiş ve izleme
Canlıya tek seferde değil, kademeli geçin: ilk iki gün tek kanalda, sonra tüm kanallarda. Her sabah mutabakat raporuna bakın ve farkı sıfıra indirene kadar durmayın. Otuzuncu günde elinizde olması gerekenler: fark vermeyen bir günlük rapor, hata durumunda ne yapılacağını bilen bir kişi ve sertifika yenileme tarihi takvime işlenmiş bir hatırlatma. Altyapının bu akışları ne kadar hazır getirdiği de kritiktir; sıfırdan kurulacak her adım, geçiş takvimine bir hafta ekler.
Yarın sabah yapabileceğiniz iş şu: dün kapanan siparişlerin sayısını alın ve dün kesilen fatura sayısıyla karşılaştırın; iki sayı farklıysa farkı üreten kayıtları tek tek açın ve hangi adımda koptuğunu yazın. Bu tek karşılaştırma, aylardır birikmiş bir eksiği genellikle yarım saatte ortaya çıkarır ve entegrasyonun nerede güçlendirilmesi gerektiğini gösterir. Fatura, ödeme ve kargo akışlarının şablon düzeyinde hazır geldiği bir e-ticaret altyapısında, bu işin büyük kısmı kurulum yerine yapılandırma işine iner.
Sıkça Sorulan Sorular
e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark nedir?
Farkı alıcı belirler: alıcı GİB'in e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükellefse e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv fatura kesilir. e-Fatura sistem üzerinden karşı tarafın posta kutusuna düşer; e-Arşiv ise alıcıya e-posta veya çıktı olarak iletilir ve GİB'e raporlanır.
E-ticaret yapan herkes e-Fatura kullanmak zorunda mı?
Yükümlülük, ciro eşiğinin aşılmasından ya da faaliyet konusunun kapsama alınmasından doğar ve internet üzerinden satış yapanlar için ayrı bir kapsam tanımı bulunur. Eşikler ve tarihler tebliğlerle değiştiği için kendi durumunuzu mali müşavirinizle teyit etmeniz gerekir; pratikte zorunluluk tarihini beklemek yerine önceden geçmek daha az sancılıdır.
Mali mühür almak ne kadar sürer ve kimler almak zorunda?
Mali mühür tüzel kişiler için gereklidir; gerçek kişi mükellefler nitelikli elektronik imza kullanabilir. Teslim süresi başvuru yoğunluğuna göre değişir ve geçiş takviminin en uzun kalemidir, bu yüzden projenin ilk günü başvurulmalıdır. Sertifikanın geçerlilik süresi dolduğunda fatura kesimi durur, dolayısıyla yenileme tarihi takvime işlenmelidir.
Özel entegratör mü kullanmalıyım, GİB portalı yeterli mi?
GİB portalı elle giriş gerektirdiği için yalnızca ayda birkaç düzine fatura kesen işletmeler için yeterlidir. E-ticarette sipariş sayısı düzensiz dağıldığı ve kampanya günlerinde katlandığı için API üzerinden çalışan özel entegratör standart çözümdür. Doğrudan entegrasyon ancak çok yüksek hacim ve kendi teknik ekibi olan işletmelerde mantıklıdır.
Faturayı siparişin hangi anında kesmeliyim?
Ödeme yöntemine göre değişir: online ödemede ödeme onayından sonra, kapıda ödemede sevkiyat ve teslim bilgisine bağlı olarak, havalede mutabakattan sonra kesmek iptal sayısını düşürür. Kararı muhasebe ve yazılım tarafının birlikte vermesi gerekir, çünkü yanlış an seçimi iptal ve iade belgesi sayısını gereksiz biçimde artırır.
Müşteri fatura bilgisini yanlış girdiyse ne yapmalıyım?
Kurumsal alıcıya kesilen e-Fatura tek taraflı silinemez; alıcı belgeyi ret edebilir ya da GİB'in iptal ve itiraz bildirim yapısı üzerinden mevzuatın öngördüğü süre içinde bildirim yapılır. Nihai tüketiciye kesilen e-Arşiv faturada ise düzeltme genellikle iade belgesi ve yeni fatura yoluyla yapılır. Süreleri ve doğru usulü mali müşavirinizle teyit edin.
Pazaryerinde satış yaparken faturayı pazaryeri mi kesiyor?
Hayır, müşteriye faturayı satıcı keser; pazaryeri tahsilat ve aracılık yapar ve kendi komisyonu için size ayrı bir fatura düzenler. Bu yüzden pazaryeri hak ediş raporundaki tutarla kendi fatura toplamınız birebir eşleşmez ve mutabakatın sipariş numarası bazında yapılması gerekir.
e-Arşiv faturayı müşteriye kâğıt olarak da vermem gerekir mi?
Belgenin elektronik hali esastır ve alıcıya elektronik ortamda iletilebilir; alıcı talep ettiğinde çıktısının verilmesi mümkündür. Uygulamada birçok mağaza faturayı e-postayla iletip pakete çıktı koymaz, bazıları ise kurumsal müşteri beklentisi nedeniyle koyar. Kendi sektörünüzdeki beklentiyi ölçüp tek bir kurala bağlamak, müşteri hizmetlerine gelen soruyu azaltır.
e-Fatura zorunluluğu e-Defter zorunluluğunu da getiriyor mu?
Bu ikisi ayrı düzenlemelerdir ama pratikte birlikte gündeme gelir ve genellikle aynı takvimde planlanır. Belge tarafı ile kayıt tarafının farklı hazırlık gerektirdiğini unutmayın: e-Fatura entegrasyon işi, e-Defter ise muhasebe süreci işidir. Hangisinin size ne zaman uygulandığını mali müşavirinizle netleştirin.
Faturalarımı ne kadar süre saklamam gerekiyor ve saklama kimin sorumluluğunda?
Yasal saklama yükümlülüğü mükellefe, yani size aittir; entegratör hizmet sağlar ama sorumluluğu üstlenmez. Bu yüzden sözleşme sona erdiğinde faturaların makine okunabilir biçimde (XML) toplu olarak size teslim edileceğini yazılı teyit almak önemlidir. Saklama süresinin güncel halini mali müşavirinizle doğrulayın ve yıllık bir yedek alma alışkanlığı kurun.